DIGITALIZACIÓN DE TODO TIPO DE DOCUMENTOS

Doceo ademptio: es la solución para escanear, procesar i clasificar masivamente todo tipo de documentos en papel o en formato electrónico de una forma global, sencilla y personalizable.

VENTAJAS:

  • Para todo tipo de información: documentación bancaria, expedientes, albaranes, pedidos, contratos,...
  • Búsqueda automática de datos sin conocimiento previo (sin plantillas).
  • Posibilidad de validación de datos contra tablas maestras del cliente.
  • Generación de documentos PDF a color optimizados, ocupando poco espacio y sin perder calidad.
  • Digitalización masiva con detección automática de documentos a partir de páginas separadoras o de códigos de barra.
  • Generación de meta datos personalizables para integración con los procesos posteriores del cliente.
  • Con control de acceso y trazabilidad de los documentos.
  • Reducción de los errores de entrada de datos.
  • Reducción de costes de tiempos de espera.

La solución para la digitalización del archivo histórico permite:

  • Digitalizar masivamente el archivo.
  • Tratar las distintas tipologías con sus propias características (facturas históricas, contratos, documentación laboral, documentos o expedientes de clientes,...)
  • Realizar una lectura del contenido completo automático (OCR).
  • Indexar por caja / contenido como criterio de identificación.
  • Realizar búsquedas sin necesidad de levantarse "de la silla".
  • Dotar al documento de distintos grados de seguridad según el perfil de consulta (LOPD, confidencialidad, etc.)

La solución para la digitalización de expedientes permite:

  • Convertir el archivo en papel en un único archivo electrónico, personalizado de acuerdo a sus necesidades.
  • Mantener actualizados los expedientes (estado, situación, etc.) durante su vigencia.
  • Controlar les actualizaciones de forma automática.
  • Localizar cualquier documento por distintos criterios y por su contenido.
  • Entrar en un proceso de distribución automática, aplicando reglas de proceso.

COMO FUNCIONA:

esquema proceso Doceo ademptio: para todo tipo de documentos

Digitalización / Importación de documentos

Digitalización de los documentos. Con posibilidad de digitalizar masivamente, utilizando distintas opciones:
  • Nº fijo de páginas
  • Con código de barras
  • Con una hoja separadora
Con posibilidad de añadir anexos.

Procesado del documento

Se realiza el procesado de todos los documentos incluidos en la carpeta de importación de Doceo, de forma totalmente transparente al usuario, realizando:
  • Mejora inteligente de la calidad de la imagen.
  • Detección y eliminación de páginas en blanco, de forma opcional.
  • Convertir el documento entre color, escala de grises y blanco y negro.
  • Revisión del contenido con técnicas avanzadas de análisis.
  • En caso de que sea necesario, se puede agrupar, segregar y fusionar los datos obtenidos.
  • Realizar búsquedas según los criterios deseados.

Validación

El usuario podrá revisar todos los datos asociados al documentos, corrigiendo de forma fácil cualquier información leída automáticamente:
  • Con posibilidad de acceso a los datos maestros del cliente, por ejemplo, proveedores, pedidos,...
  • Con controles personalizados.
  • Con la posibilidad de modificar automáticamente textos, como por ejemplo, convertir "transferencia" por "04".
  • Con posibilidad de aprobar, rechazar o guardar el documento.
  • Con posibilidad de generar y guardar plantillas.
  • Con posibilidad de filtrar los documentos visualizados.

Transferencia / Resultado

Una vez aprobado el documento, se realizan las siguientes acciones:
  • Guardado del documento PDF final en la carpeta de destino o al gestor documental de la compañía.
  • Generación de los meta datos leídos del documento según el formato final pactado con el cliente: fichero .XML, .TXT, .CSV, en tablas de base de datos, a un servicio web,...
  • Registro de log y trazabilidad de todos los documentos transferidos.

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