DIGITALITZACIÓ DE TOT TIPUS DE DOCUMENTS

Doceo ademptio: és la sol.lució per escanejar, processar i classificar massivament tot tipus de documents en paper o en format electrònic d’una manera global, senzilla i personalitzable.

AVANTATGES:

  • Per a tot tipus d'informació: documentació bancària, expedients, albarans, comandes, contractes,...
  • Cerca automàtica de dades sense coneixement previ (sense plantilles).
  • Possibilitat de validació de dades contra taules mestres del client.
  • Generació de documents PDF a color optimitzats, ocupant poc espai i sense perdre qualitat.
  • Digitalització massiva amb detecció automàtica de documents a partir de pàgines separadores o de codis de barra.
  • Generació de meta dades personalitzades per integració amb els processos posteriors del client.
  • Amb control d’accés i traçabilitat dels documents.
  • Reducció dels errors d'entrada de dades.
  • Reducció de costos de temps d'espera.

La solució per a la digitalització de l'arxiu històric permet:

  • Digitalitzar massivament l'arxiu.
  • Tractar les diferents tipologies amb les seves pròpies característiques (factures històriques, contractes, documentació laboral, documents o expedients de clients, etc.).
  • Realitzar una lectura de contingut complet automàtic (OCR).
  • Indexar per caixa/contingut com a criteris d'identificació.
  • Realitzar recerques sense necessitat d'aixecar-se “de la cadira”.
  • Dotar al document de diferents graus de seguretat segons perfil de consulta (LOPD, confidencialitat, etc.).

La solució per a la digitalització d'expedients permet:

  • Convertir l'arxiu en paper en un arxiu electrònic, personalitzat d'acord a les seves necessitats.
  • Mantenir actualitzats els expedients (estat, situació, etc.) durant la seva vigència.
  • Controlar les actualitzacions de forma automàtica.
  • Localitzar qualsevol document per diferents criteris i per contingut.
  • Entrar en un procés de distribució automàtica aplicant regles de procés.
 

COM FUNCIONA:

esquema procés Doceo ademptio: tot tipus de documents

Digitalització / Importació de documents

Digitalització dels documents. Amb possibilitat de digitalitzar massivament, utilitzant diferents opcions:
  • Nº fix de pàgines
  • Amb codi de barres
  • Amb pàgina separadora
Amb possibilitat d’afegir annexes.

Procés del document

Es realitza el processat de tots els documents inclosos a la carpeta d’Importació de Doceo, de manera totalment transparent a l’usuari, realitzant:
  • Millora intel·ligent de la qualitat de la imatge.
  • Detectant i eliminant les pàgines en blanc, de manera opcional.
  • Convertint el document entre color, escala de grisos i blanc i negre.
  • Revisant el contingut amb tècniques avançades d’anàlisis.
  • En cas que sigui necessari, es pot agrupar, segregar, fusionar les dades obtingudes.
  • Realitzar recerques pels criteris desitjats.

Validació

L’usuari podrà revisar totes les dades associades al document, corregint de manera fàcil qualsevol informació extreta.
  • Amb possibilitat d’accés a les dades mestres del client, per exemple, proveïdors, comandes,...
  • Amb controls personalitzats.
  • Amb la possibilitat de modificació automàtica de texts, com per exemple, convertir “transferència” per “04”.
  • Amb possibilitat d’aprovar, rebutjar o guardar el document.
  • Amb possibilitat de generar i guardar plantilles.
  • Amb possibilitat de filtrar els documents visualitzats.

Transferència / Resultat

Una vegada aprovat el document, es realitzen les següents accions:
  • Guardat del document PDF final a la carpeta de destí o al gestor documental de la companyia.
  • Generació de les meta dades llegides del document segons el format final pactat amb el client: fitxer .XML, .TXT, .CSV, en taules de base de dades, a un servei web,...
  • Registre de log i traça de tots els documents transferits.

T'INTERESA?

Tens dubtes? T’agradaria veure com funciona?
Contacta’ns sense compromís per a obtenir informació personalitzada o bé per concertar una demo online.